【マンション管理組合の総会】
区分所有法の「集会の議決」を、標準管理規約では「総会」と言っているが、それぞれのマンションの管理組合では、この総会が具体的にどのように行われているか、興味があります。
現在、大多数のマンションでは業務を管理会社へ委託していて管理会社が作成する総会議案書案を理事会に提示して、理事会がこれを利用する形で、そのまま総会が開催されています。
総会を開催する本来の主体者は、区分所有者を代表する管理者である理事長・理事会ですから、総会の主催が管理会社にならないよう気をつけたいものです。
マンションの管理では、通常毎月の管理費・修繕積立金を区分所有者の預金口座から自動引き落としされていき、その収入から管理組合や管理会社がマンションの管理の為に掛かる費用を支出しています。
修繕でも無い年が続くと、意外にみんなが無関心で比較的一般より高い費用でも、そのまま支出されていることに気が付かないまま、会計処理されている場合もありますから理事会は充分に確認する力を発揮したいものです。
年間の管理組合支出も当然ながら、収入についても同様で、未収などについての有無も総会の会計報告に表示されているか。
総会の議案書はこのような内容をチェックする唯一の機会であるから、関心を持って総会に参加し、充分に普段のマンション管理がどのように行われているのか、見ていきたいものです。
マンションのみんなが関心を持たないまま数年たって大きな修繕の時あわてることの無いよう、一時金の拠出を出来るだけ抑える為にも、普段の支出の無駄をはぶくとともに、近い将来に来る修繕に対し事前から修繕積立をしていく、そのような前向きの管理組合が運営される総会を開催していきたいと考える。
このような意味からも大切な「集会の議決」である総会の開催について、準備から総会議案書と議事録のひとつのサンプルを掲示します。
なお、これはサンプルですから、もっと良い事例があれば、メールなどで是非ご紹介下さい。
【総会議案書の構成】
通常（定期）総会は、年度の区切りに行われる関係から、総会開催の流れも従前年度報告が先になります。
また、管理組合や専門委員会等が検討課題を実施した場合は、会計支出がともなうものは、１号議案の内の報告へ項目立てをもって報告します。
前回総会において特定した提案が承認されたものは項目の検討結果などを報告し、次年度から事業とするようなものについては、事業計画前に報告議案とすることが流れとして妥当です。
総会議案書は長期に保存されるものですから、見やすくレイアウトし印刷冊子にすると良いでしょう。
| 総会議案書表紙 平成○○年度 総会開催の日時：場所 管理組合：部会名称等 |
| 総会次第 目 次 | ||
| 総会開催の趣旨または挨拶 |
| 第１号議案 | 平成○○年度事業報告 | 事業計画に基づき部門別項目別等で報告 |
| 日常管理業務 | 日常清掃・管理員業務等 |
| 月例管理業務 | 施設設備メンテナンス業務・電気水道料等 |
| 年度事業管理業務（計画修繕等） | |
| 第２号議案 | 平成○○年度会計決算報告 | 部門や区分会計をしている場合は当該別に収支を報告する。 |
| 通常管理収支 | 資産に関する証明書・残高証明書 |
| 保全修繕収支（計画修繕会計） | 必要に応じて明細表等提示する。 |
| 特別会計（駐車場等会計） | |
| 監査報告 | 業務実施の監査・会計監査・監事の意見書 |
| 第３号議案 | 組織変更規約改正等の承認 | 規約改正（特別議決） |
| 年度検討課題から新たな業務とする事項 | 専門委員会等の設置 |
| | 管理費・手数料・使用料の率・額の追加変更 |
| | その他理事会で提案する事項 |
| （※ 提案する議案事項が複数の場合はこの部分に挿入し、これより号番号順送りになる） |
| 第４号議案 | 役員の選出・解任 | 規約に基づく理事役員の選出承認等 |
| 第５号議案 | 平成○○年度事業計画の承認（次期） | 事業計画に基づき部門別項目別等で計画 |
| 日常管理業務 | 日常清掃・管理員業務等 |
| 月例管理業務 | 施設設備メンテナンス業務・電気水道料等 |
| 年度事業管理業務（計画修繕等） | （実績・資料見積等に基づき予算を組む） |
| 第６号議案 | 平成○○年度予算の承認（次期） | |
| 通常管理収支 | 預金・保険・債券購入等運用の方針 |
| 保全修繕収支（計画修繕会計） | 借入れ議決 |
| 特別会計（駐車場等会計） | |
【総会開催通知】
総会の準備は、前もって総会開催のお知らせと議案書の作成をすることになります。
下記の様なプリントを各住戸のポストへ配り、これを拡大したポスターを適宜貼る。
区分所有者である組合員が、当該マンションに居住していない場合は、郵送などする。
平成17年４月 日
組合員の皆様へ
定期総会開催のお知らせ
平成17年度の通常総会を次の通り開催いたしますので万障繰り合わせて出席いただ
きますようお知らせ致します。
【本書総会開催通知は規約第__条に基づくものとし、総会議案書は別途配布致します】
○○マンション管理組合
理事長 ○○ ○○
記
と き 平成17年5月22日（日） 午後２時開催
ところ ○○マンション管理組合 集会所
報 告
第１号議案 平成16年度事業報告及び収支決算報告の件
（１） 平成16年度事業報告
（２） 平成16年度収支決算報告
（３） 平成16年度計画修繕実施の報告
（４） 平成16年度収支決算・監査報告
議 事
第２号議案 平成17年度役員承認の件
第３号議案 平成17年度事業計画承認の件
（１） 一般管理業務
（２） 長期修繕計画委員会について
（３） 改正標準管理規約と当組合規約について
第４号議案 平成17年度予算承認の件
そ の 他
************************ お願い ************************
都合により「欠席」される方は、委任状を必ず提出して下さい。
また、準備の都合がありますので、「出席」して下さる方も出席票をご提出下さい。
委任状及び出席票は、５月20日（金）までに、次の各棟理事または管理事務所へ
提出をお願い致します。
○号棟 理事○○○○ ○号棟 理事○○○○ ○号棟 理事○○○○
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【総会委任状】
委 任 状
○○○マンション管理組合 御中
私は都合により第○○回総会に出席できないため、○○○○を代理人と定めて総会議決について委任します。
平成○○年○○月○○日
住戸番号○○○号室
区分所有者氏名 ○○○ ○○○ ［印］
（代理人を指名しない場合は理事会または理事長へ委任したものとします。）
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【議決権行使書】
議 決 権 行 使 書
○○○マンション管理組合 御中
私は都合により第○○回総会に出席できないため、次の通り書面による議決権を行使します。
| 報 告 | | | |
| 第１号議案 | 平成16年度事業報告及び収支決算報告の件 | | |
| （１） | 平成16年度事業報告 | ［承認］ | ［反対］ |
| （２） | 平成16年度収支決算報告 | ［承認］ | ［反対］ |
| （３） | 平成16年度計画修繕実施の報告 | ［承認］ | ［反対］ |
| （４） | 平成16年度収支決算・監査報告 | ［承認］ | ［反対］ |
| 議 事 | | | |
| 第２号議案 | 平成17年度役員承認の件 | ［承認］ | ［反対］ |
| 第３号議案 | 平成17年度事業計画承認の件 | ［承認］ | ［反対］ |
| （１） | 一般管理業務 | ［承認］ | ［反対］ |
| （２） | 長期修繕計画委員会について | ［承認］ | ［反対］ |
| （３） | 改正標準管理規約と当組合規約について | ［承認］ | ［反対］ |
| 第４号議案 | 平成17年度予算承認の件 | ［承認］ | ［反対］ |
反対の事項についてはその理由を記載してください。（余白または別紙添付）
平成○○年○○月○○日
住戸番号 ○○○号室
区分所有者氏名 ○○○ ○○○ ［印］
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